สถาปัตยกรรมองค์กร ตอนที่ 5: ทำพิมพ์เขียวด้วยใบงานออกแบบและติดตาม (DT Worksheet)

สี่ตอนแรกพูดถึงว่าพิมพ์เขียวองค์กรควรมีอะไร ตอนนี้เป็นวิธีทำจริง ด้วยเครื่องมือที่ผมชอบที่สุดในวิชานี้ คือ ใบงานออกแบบและติดตาม (DT Worksheet: Design & Track) ของ อ.ดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี ผู้เชี่ยวชาญด้านสถาปัตยกรรมองค์กร

ใบงานนี้ใช้หนึ่งใบต่อหนึ่งบริการหรือหนึ่งงาน ภาพบนสุดของบทความเป็นใบงานที่ผมกรอกเป็นตัวอย่างสำหรับงานในโรงงาน คือการย้ายการบันทึกผลการผลิตจากกระดาษขึ้นมือถือ

ใบงานถามอะไรบ้าง

ใบงานแบ่งเป็นห้าส่วน แต่ละส่วนบังคับให้ตอบคำถามที่โครงการส่วนใหญ่ข้ามไป

ส่วน	ถามว่า	ตัวอย่างในโรงงาน
ชื่อบริการ หน่วยงาน สถานะ	งานนี้คืออะไร ใครรับผิดชอบ เป็นงานใหม่ ปรับปรุง หรือยกเลิก	บันทึกผลการผลิตด้วยมือถือ · ฝ่ายผลิต · สร้างใหม่
ผลที่มุ่งหวัง 3 ข้อ พร้อมวันเริ่ม วันเสร็จ งบ	ทำแล้วได้อะไร วัดได้ไหม	ข้อมูลถึงหัวหน้าภายในกะ · เลิกคีย์ซ้ำ · ตรวจย้อนล็อตได้
ผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย กระบวนการหลัก ผลผลิต	ใครเกี่ยว ทำกี่ขั้น แต่ละขั้นได้อะไรออกมา	พนักงาน หัวหน้ากะ QC วางแผน ไอที · 4 ขั้นตั้งแต่รับแผนถึงส่งล็อต
สิ่งสนับสนุนที่ไม่ใช่เทคโนโลยี	ต้องเปลี่ยนกฎ ทักษะ หรือโครงสร้างอะไร	เลิกใบงานกระดาษ · อบรมทุกกะ · ตั้งเจ้าของทะเบียนเครื่องจักร
สิ่งสนับสนุนด้านเทคโนโลยี	ใช้แอป นวัตกรรม หรือแพลตฟอร์มอะไร	MES มือถือออฟไลน์ได้ · สแกนบาร์โค้ด · API กลาง

ต้นฉบับออกแบบมาสำหรับหน่วยงานรัฐ กลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงเป็นหน่วยงานรัฐ รัฐวิสาหกิจ เอกชน SME ชุมชน และประชาชน ในโรงงานผมเปลี่ยนเป็นกลุ่มคนในสายการผลิตแทน

ส่วนที่ผมว่ามีค่าที่สุดคือ สิ่งสนับสนุนที่ไม่ใช่เทคโนโลยี ใบงานวางไว้ข้างเทคโนโลยีในขนาดเท่ากัน ทำให้ทุกโครงการต้องตอบว่าจะเปลี่ยนกฎ ทักษะ หรือโครงสร้างอะไรด้วย โครงการดิจิทัลที่ล้มเหลวส่วนใหญ่ข้ามช่องนี้ไป

จากใบงานไปเป็นพิมพ์เขียว

องค์กรหนึ่งมักมีใบงานราว 25–35 ใบ เมื่อกรอกครบ ให้นำแต่ละใบไปวางลงโซนของพิมพ์เขียวตามหน้าที่ของงาน แล้วระบายสีตามสถานะที่ติ๊กไว้ในใบงาน

• สีเขียว สร้างใหม่
• สีส้ม ปรับปรุง
• สีแดง ยกเลิก
• สีขาว คงเดิม

พิมพ์เขียวของ อ.ดนัยรัฐ แบ่งโซนไว้สามชั้น ชั้นบนเป็นงานของธุรกิจ ได้แก่ การวัดผลงาน การดูแลลูกค้า บริการหลัก การปรับปรุงงาน และกฎระเบียบกับการตรวจสอบ ชั้นกลางเป็นข้อมูลกลางขององค์กร ชั้นล่างเป็นการเฝ้าระวังระบบ เทคโนโลยีดิจิทัล และความปลอดภัย

พิมพ์เขียวของโรงงาน

ภาพนี้เป็นตัวอย่างประกอบที่ผมวาดตามแนวทางพิมพ์เขียวของ อ.ดนัยรัฐ สำหรับโรงงานขนาดกลาง อ่านได้ในหนึ่งนาที

• มองสีเขียวก่อน คือสิ่งที่ต้องลงทุนใหม่ปีนี้ ได้แก่ บันทึกผลด้วยมือถือ แจ้งซ่อม ทะเบียนเครื่องจักรกลาง API กลาง และการตรวจย้อนล็อต
• สีแดงมีกล่องเดียว คือใบงานกระดาษ ซึ่งจะเลิกได้ก็ต่อเมื่อกล่องสีเขียวที่เกี่ยวข้องเสร็จ
• ชั้นข้อมูลกลางอยู่ตรงกลางเสมอ ทะเบียนเครื่องจักรเป็นสีเขียว เพราะงานแจ้งซ่อม บันทึกผล และ OEE ต้องใช้รหัสเครื่องชุดเดียวกัน ถ้าข้ามกล่องนี้ไป สามกล่องข้างบนจะได้ตัวเลขไม่ตรงกัน

พิมพ์เขียวหน้าเดียวแบบนี้ใช้คุยกับผู้บริหารได้ดีกว่าเอกสารยาว เพราะเห็นทันทีว่าลงทุนอะไร ยกเลิกอะไร และอะไรต้องเสร็จก่อนอะไร

วิธีทำในโรงงานจริง

1. ทำใบงานในห้องประชุมเชิงปฏิบัติการ มีเจ้าของงานกับคนหน้างานอยู่ด้วย ไม่ใช่ให้ไอทีกรอกคนเดียว
2. เริ่มจากงานที่มีปัญหาที่สุดก่อน ไม่ต้องรอให้ครบ 25–35 ใบ แค่ 5–8 ใบแรกก็เริ่มวาดพิมพ์เขียวได้
3. ถ้าช่องไหนตอบไม่ได้ ให้จดเป็นคำถามค้างไว้ ช่องที่ว่างมักเป็นจุดที่โครงการจะติดในอนาคต
4. ใช้ใบงานเดิมติดตามผลด้วย ตามชื่อ Design & Track เมื่อโครงการคืบหน้า ให้กลับมาแก้ใบงาน แล้วเปลี่ยนสีกล่องในพิมพ์เขียว
5. ทบทวนพิมพ์เขียวทุกไตรมาส ตามวงจรธรรมาภิบาลในตอนที่ 4

เครื่องมือสองใบที่ใช้คู่กัน

ใบงาน	ใช้ตอนไหน	ได้อะไร
ตารางจัดวางธุรกิจและไอที (ตอนที่ 1)	สำรวจสภาพปัจจุบัน	รายการงาน ระบบ ข้อมูล และปัญหาที่มีอยู่
ใบงานออกแบบและติดตาม (ตอนนี้)	ออกแบบสภาพที่ต้องการ และติดตามผล	สิ่งที่จะสร้าง ปรับ หรือยกเลิก พร้อมผลที่วัดได้

ตารางแรกบอกว่าวันนี้เราอยู่ตรงไหน ใบงานที่สองบอกว่าจะไปที่ไหนและวัดผลอย่างไร เมื่อรวมกันเป็นพิมพ์เขียวหน้าเดียว ทั้งโรงงานจะเห็นภาพเดียวกัน

อ้างอิง

ดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี และ วรัญญา ปุณณวัฒน์. (2565). การออกแบบสถาปัตยกรรมองค์กร. ใน ประมวลสาระชุดวิชาการจัดการเทคโนโลยีดิจิทัลเชิงกลยุทธ์. สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. ISBN 978-616-16-2818-5

ใบงานออกแบบและติดตาม (DT Worksheet) และรูปแบบพิมพ์เขียวองค์กร เป็นผลงานของ ดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี (2565) ภาพในบทความนี้วาดขึ้นใหม่และกรอกตัวอย่างประกอบ ไม่ใช่ภาพต้นฉบับและไม่ใช่ข้อมูลของบริษัท