สถาปัตยกรรมองค์กร ตอนที่ 4: เทคโนโลยี การเปลี่ยนแปลง และธรรมาภิบาล

สามตอนแรกพูดถึงการวาดพิมพ์เขียว ตอนนี้ว่าด้วยสิ่งที่ทำให้พิมพ์เขียวยังใช้อยู่ในอีกสองปี แทนที่จะถูกลืมหลังประชุมครั้งแรก คือชั้นเทคโนโลยี การจัดการการเปลี่ยนแปลง และธรรมาภิบาล

ชั้นเทคโนโลยี: ใช้ร่วมกันให้ได้มากที่สุด

TOGAF แบ่งเทคโนโลยีเป็นชั้น ชั้นบนคือแอปพลิเคชัน ซึ่งมีทั้งแอปธุรกิจเฉพาะขององค์กร เช่น MES ระบบคลัง และแอปพื้นฐานที่ทุกองค์กรใช้ เช่น อีเมล การเข้าระบบครั้งเดียว (SSO) ถัดลงมาคือบริการแพลตฟอร์มที่แอปเรียกใช้ เช่น ฐานข้อมูล ความปลอดภัย การเฝ้าระวัง และล่างสุดคือเครือข่ายที่เชื่อมทุกอย่าง

ข้อที่ใช้ได้ทันทีคือเรื่องการจัดซื้อ ถ้าไม่มีสถาปัตยกรรมเทคโนโลยีเป็นแนวทาง แต่ละโครงการจะซื้อฐานข้อมูล ระบบสำรองข้อมูล และเครื่องมือเฝ้าระวังของตัวเอง ทั้งที่ใช้ร่วมกันได้ ตำราเรียกสิ่งที่ใช้ร่วมกันได้นี้ว่า "หน่วยการสร้าง" (building blocks) และชี้ว่าแอปที่ใช้กันแพร่หลายพอจะกลายเป็นของพื้นฐานไปเอง เช่น SSO ที่มักเริ่มจากไม่กี่ระบบ แล้วกลายเป็นสิ่งที่ทุกระบบใหม่ต้องต่อเข้ามา

การจัดการการเปลี่ยนแปลงและธรรมาภิบาล

เมื่อมีพิมพ์เขียวแล้ว ยังต้องทำต่อเนื่องสามเรื่อง คือ สร้างความตระหนักให้คนเห็นคุณค่า เฝ้าติดตามการเปลี่ยนแปลงทั้งเทคโนโลยี ลูกค้า และกฎระเบียบ และจัดการความเสี่ยง ทุกคำขอเปลี่ยนแปลงต้องผ่านวงจรเดียวกัน คือ เทียบกับพิมพ์เขียว ให้ทีมสถาปัตยกรรมตัดสิน ลงมือ แล้วตรวจหลังใช้งาน ตำรายอมรับว่าเกณฑ์ตัดสินว่าเรื่องไหนแค่ปรับพิมพ์เขียว เรื่องไหนต้องออกแบบใหม่ กำหนดยาก เกณฑ์จะชัดขึ้นเองเมื่อทำไปหลายรอบ

เครื่องมือหลักคือ สัญญาสถาปัตยกรรม (architecture contract) ข้อตกลงระหว่างทีมสถาปัตยกรรมกับทีมที่ลงมือทำ ตำราแนะนำให้ทุกโครงการระบุห้าเรื่อง ผมแนะนำให้ใช้เป็นหน้าแรกของทุกโครงการ

หัวข้อ	ตัวอย่างโครงการย้ายฟอร์มขึ้นมือถือ
ชื่อและวัตถุประสงค์	บันทึกผลการผลิตด้วยมือถือแทนกระดาษ ให้ข้อมูลถึงหัวหน้าภายในกะ
ขอบเขตและข้อจำกัด	หนึ่งสายการผลิต แอปทำงานออฟไลน์ได้ ใช้ทะเบียนเครื่องจักรกลาง
การวัดผล	เวลาที่ข้อมูลถึงหัวหน้า จำนวนข้อมูลที่ต้องแก้ต่อสัปดาห์
เงื่อนไขการยอมรับ	ใช้คู่กับกระดาษสองสัปดาห์ ตัวเลขตรงกัน แล้วจึงเลิกกระดาษ
ความเสี่ยง	สัญญาณ WiFi บางจุด พนักงานกะดึกยังไม่ได้อบรม

ปรับองค์กรให้ใช้พิมพ์เขียวได้จริง

ตำราวางหลักไว้ดี แต่ต้องย่อขนาดให้เข้ากับโรงงานขนาดกลาง ผมแนะนำห้าข้อ

1. ตั้งทีมสถาปัตยกรรมเล็ก ๆ สามถึงห้าคน จากฝ่ายผลิต วิศวกรรม และไอที ประชุมเดือนละครั้ง
2. เขียนหลักการให้สั้นในหน้าเดียว เช่น "ข้อมูลหลักแก้ที่ต้นทางที่เดียว" "งานหน้าเครื่องต้องทำงานออฟไลน์ได้" ผมเขียนหลักการของตัวเองรวมไว้เป็น jk framework และใช้กับทุกระบบที่สร้าง
3. ทุกโครงการใหม่ต้องมีหน้าแรกตามตารางข้างบน ก่อนอนุมัติงบ
4. ทบทวนพิมพ์เขียวทุกไตรมาส แค่ระบายสีว่ากล่องไหนใหม่ เปลี่ยน หรือเลิกใช้
5. ทำงานที่เห็นผลเร็วคู่กับงานวางรากฐาน ตามภาพแผนปีแรกข้างบน คนหน้างานเชื่อเมื่องานตัวเองง่ายขึ้น ผู้บริหารเชื่อเมื่อเห็นตัวเลข

ตำรายกตัวอย่างเอกสารสถาปัตยกรรมองค์กรของ MIT ซึ่งสำรวจสภาพปัจจุบันด้วยการสัมภาษณ์ 22 ครั้ง กับตัวแทน 25 คน และเวิร์กช็อป 4 ครั้ง ตัวเลขนี้บอกว่าแม้ในองค์กรใหญ่ งานส่วนใหญ่ของสถาปัตยกรรมองค์กรก็คือการคุยกับคน ไม่ใช่การวาดแผนภาพ

สรุปทั้งชุด

• ตอนที่ 1 สถาปัตยกรรมองค์กรคือแผนที่สี่ชั้นที่ทำให้ธุรกิจกับไอทีไปทางเดียวกัน
• ตอนที่ 2 ออกแบบแอปตามความสามารถและสถานการณ์จริงของหน้างาน
• ตอนที่ 3 ข้อมูลหลักต้องมีที่เดียว และมีเจ้าของจากฝั่งธุรกิจ
• ตอนที่ 4 เทคโนโลยีใช้ร่วมกัน และพิมพ์เขียวต้องมีคนดูแลทุกไตรมาส
• ตอนที่ 5 ภาคปฏิบัติ: ทำพิมพ์เขียวด้วยใบงานออกแบบและติดตาม (DT Worksheet)

ถ้าเริ่มได้แค่อย่างเดียวในเดือนนี้ ให้กรอกตารางสำรวจสภาพปัจจุบันจากตอนที่ 1 กับหนึ่งสายการผลิต ตารางนั้นจะบอกเองว่าควรทำอะไรต่อ

อ้างอิง

ดนัยรัฐ ธนบดีธรรมจารี และ วรัญญา ปุณณวัฒน์. (2565). การออกแบบสถาปัตยกรรมองค์กร. ใน ประมวลสาระชุดวิชาการจัดการเทคโนโลยีดิจิทัลเชิงกลยุทธ์. สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. ISBN 978-616-16-2818-5

The Open Group. The TOGAF Standard: Technical Reference Model. https://www.opengroup.org/togaf

Sapient. (2004). The MIT Enterprise Architecture Guide. Massachusetts Institute of Technology. (อ้างถึงในเอกสารแรก)

บทความนี้เป็นการสรุปและตีความของผมจากการนำไปใช้จริง ภาพประกอบวาดขึ้นใหม่ ตารางตัวอย่างเป็นตัวอย่างประกอบ ไม่ใช่ข้อมูลของบริษัท