เทคโนโลยีเป็นแค่หนึ่งในหกมิติ

หลายองค์กรลงทุนเทคโนโลยีไปมาก แต่การทำงานแทบไม่เปลี่ยน เหตุผลส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ที่ตัวเทคโนโลยี แต่อยู่ที่การบริหาร แนวคิดการปรับการบริหารองค์กรเพื่อการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลมองว่าองค์กรต้องเปลี่ยนพร้อมกันหลายมิติ ไม่ใช่แค่ซื้อระบบใหม่ บทความนี้สรุปแนวคิดนั้นเป็นหกมิติ และแสดงการนำไปใช้กับการพัฒนาระบบจริง

หกมิติของการปรับการบริหาร

ภาพด้านบนอ่านจากนอกเข้าใน

มิติ	คำถามที่ต้องตอบ
1. ความท้าทายจากสภาพแวดล้อม	ลูกค้า คู่แข่ง กฎระเบียบ และเทคโนโลยีกำลังเปลี่ยนไปทางไหน
2. รูปแบบธุรกิจใหม่	ถ้าองค์กรเปลี่ยนสำเร็จ จะสร้างคุณค่าแบบใหม่อะไร
3. การออกแบบองค์กรดิจิทัล	โครงสร้าง บทบาท และการตัดสินใจต้องจัดใหม่อย่างไร
4. คนและทักษะดิจิทัล	คนต้องมีทักษะอะไร และใครต้องเรียนอะไร
5. กระบวนการดิจิทัล	ขั้นตอนไหนตัดได้ ขั้นตอนไหนต้องเปลี่ยน
6. เทคโนโลยีดิจิทัล	ต้องใช้ระบบ ข้อมูล และโครงสร้างพื้นฐานอะไร

สองมิติแรกเป็นแรงผลักจากภายนอก ความท้าทายเปลี่ยนตลอดเวลา และรูปแบบธุรกิจใหม่คือเป้าหมายที่องค์กรเลือก ส่วนสี่มิติด้านในคือสิ่งที่องค์กรต้องลงมือเปลี่ยนเอง โดยมีการออกแบบองค์กรเป็นแกนกลางที่ร้อยคน กระบวนการ และเทคโนโลยีเข้าด้วยกัน

ข้อสังเกตสำคัญคือ เทคโนโลยีเป็นเพียงหนึ่งในหกมิติ องค์กรที่เริ่มจากเทคโนโลยีจึงมักได้เพียงหนึ่งในหกของการเปลี่ยนแปลง

ตัวอย่างการนำไปใช้: โรงงานจากกระดาษสู่แอปมือถือ

ในงานที่ผู้เขียนทำในโรงงาน ใบงานเคยเขียนด้วยมือที่หน้าเครื่อง แล้วรวบรวมให้อีกคนคีย์เข้าระบบ เมื่อมองผ่านหกมิติ จะเห็นว่าการเปลี่ยนเป็นแอปมือถือไม่ใช่โครงการเทคโนโลยีอย่างเดียว

มิติ	สิ่งที่ทำจริง
1. สภาพแวดล้อม	ลูกค้าต้องการข้อมูลการผลิตเร็วขึ้นและตรวจย้อนได้ ข้อมูลบนกระดาษช้าหนึ่งวัน
2. รูปแบบใหม่	ผู้ตัดสินใจเห็นสถานะการผลิตทันที ไม่ต้องรอรายงาน
3. ออกแบบองค์กร	กำหนดว่าใครเป็นเจ้าของข้อมูลแต่ละชุด และใครตัดสินใจจากข้อมูลนั้น
4. คน	ช่างและ QC ร่วมออกแบบฟอร์ม และอบรมที่หน้างาน ไม่ใช่ในห้องเรียน
5. กระบวนการ	บันทึกครั้งเดียวที่ต้นทาง ตัดขั้นตอนคีย์ซ้ำ ตรวจค่าตั้งแต่ตอนกรอก
6. เทคโนโลยี	แอปมือถือที่ทำงานได้แม้สัญญาณไม่ดี API และฐานข้อมูลกลาง

ผู้เขียนเคยทำงานคุมเครื่อง ซ่อมเครื่อง QC และ PC มาก่อนจะเขียนโปรแกรม มิติด้านคนและกระบวนการจึงเป็นมิติที่ให้ความสำคัญที่สุด เพราะรู้ว่าฟอร์มไหนต้องกรอกตอนมือเปื้อน และขั้นตอนไหนมีไว้เพียงเพราะเคยทำมา

ตัวอย่างที่สอง: ฟาร์มขนาดเล็กก็ใช้กรอบเดียวกันได้

ในฟาร์มบ้านรักผัก องค์กรมีคนเดียว แต่หกมิติยังใช้ได้ ความท้าทายคืออากาศที่เปลี่ยนเร็วขึ้น รูปแบบใหม่คือการปลูกที่ตัดสินใจด้วยข้อมูล การออกแบบองค์กรคือการกำหนดว่าอะไรให้ระบบตัดสินใจเอง เช่น ปิดปั๊มเมื่อเน็ตหลุด และอะไรต้องให้คนตัดสินใจ ทักษะของคนคือการอ่านกราฟและข้อมูล กระบวนการคือกฎรดน้ำที่ดูพยากรณ์อากาศ และเทคโนโลยีคือบอร์ด เครื่อง edge และ AI

ขาดมิติใดมิติหนึ่งแล้วเกิดอะไรขึ้น

จากประสบการณ์ ความล้มเหลวของโครงการดิจิทัลมักมีรูปแบบซ้ำกันสามแบบ คือมีแต่เทคโนโลยีจึงได้ระบบที่ไม่มีใครใช้ ไม่ปรับกระบวนการจึงได้กระดาษเดิมที่ย้ายไปอยู่บนจอ และไม่พัฒนาคนจึงเห็นคนแอบกลับไปใช้กระดาษ ทั้งสามแบบแก้ได้ด้วยการออกแบบทั้งสามมิติไปพร้อมกัน

ข้อเสนอแนะ

1. เริ่มจากมิติภายนอก เขียนให้ชัดว่าความท้าทายคืออะไร และรูปแบบธุรกิจใหม่คืออะไร ก่อนเลือกเทคโนโลยี
2. ให้การออกแบบองค์กรเป็นแกนกลาง ระบุเจ้าของข้อมูล ผู้ตัดสินใจ และสิ่งที่ระบบตัดสินใจเองได้
3. วางแผนคน กระบวนการ และเทคโนโลยีในตารางเดียวกัน ทุกโครงการต้องตอบได้ทั้งสามมิติ
4. ลงทุนกับคนให้เท่ากับระบบ อบรมที่หน้างาน และให้คนหน้างานร่วมออกแบบ
5. ทบทวนมิติภายนอกเป็นระยะ เพราะความท้าทายเปลี่ยน แผนก็ต้องเปลี่ยนตาม

บทความนี้เป็นการสรุปและตีความด้วยมุมมองของผู้เขียนจากการนำไปใช้จริง ภาพประกอบวาดขึ้นใหม่ ไม่ใช่ภาพต้นฉบับของเอกสารอ้างอิง

อ้างอิง

เทพศักดิ์ บุญยรัตพันธุ์. (2565). การวางแผนยุทธศาสตร์เพื่อปรับเปลี่ยนทางดิจิทัลขององค์กร. ใน ประมวลสาระชุดวิชาการจัดการเทคโนโลยีดิจิทัลเชิงกลยุทธ์. สำนักพิมพ์มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช. ISBN 978-616-16-2818-5